Tehtäväanalyysillä viitataan avoinna olevan tehtävän määrittelyyn. Tehtäväanalyysin keskeisenä tavoitteena on kuvata mahdollisimman realistisesti ja yksiselitteisesti roolin keskeinen sisältö, puitteet ja tavoitteet. Hyvin usein työpaikkailmoituksissa näkee haettavan ”hyviä tyyppejä”, mikä on ihan ymmärrettävää, kukapa ei sellaista haluaisi palkata – mutta mitä hyvällä tyypillä oikeastaan tarkoitetaan?
Kestäviin rekrytointiratkaisuihin sekä palkkaavan organisaation että ehdokkaan näkökulmasta kaivataan aitoa tahtoa ja taitoa istua alas sekä sanoittaa auki se, miltä hyvä tyyppi juuri tässä työyhteisössä näyttää. Jos hän astuisi aamulla työpaikkanne ovesta sisään, mihin tehtäviin hän tarttuisi? Ottaisiko hän koppia strategian visioinnista vai päivänpolttavista operatiivisista tehtävistä? Miten hän ottaisi kontaktia kollegoihinsa, entä olemassa oleviin tai potentiaalisiin asiakkaisiin? Olisiko olennaisempaa se, että hän kokeilee rohkeasti uutta, visioi ja käyttää luovuutta, vai toivoisitteko pikemminkin rutiinien ja olemassa olevien prosessien toisintamista?
Tehtäväanalyysissä voidaan määritellä rekrytoinnin painopisteitä esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:
Tehtäväanalyysiin panostettu aika maksaa itsensä takaisin rekrytoinnin myöhemmissä vaiheissa. Se auttaa keskittymään oikeisiin asioihin niin työpaikkailmoitusta laadittaessa, ehdokkaita haastatellessa kuin mahdollisia rekrytoinnin tukikeinoja hyödynnettäessä, joista psykologinen henkilöarviointi lienee yleisin. Tehtäväanalyysi onkin psykologisen henkilöarvioinnin selkäranka. Huolellinen tehtäväanalyysi auttaa valitsemaan esimerkiksi sopivimmat menetelmät, joilla rekrytointikriteerejä voidaan luotettavasti tutkia.
Älä mittaa verensokeria kuumemittarilla
Inhimillisen käyttäytymisen, persoonallisten ajattelu-, tunne- ja toimintatapojen sekä tiedonkäsittelytyylien luotettava ennustaminen on haastavaa. Ei ole yhtä kaiken kattavaa menetelmää tai psykologista testiä, jolla voitaisiin antaa tyhjentävä vastaus ehdokkaan soveltuvuudesta. Ihmistä ominaisuuksineen voi ajatella talona – eri menetelmillä siihen avataan erilaisia ikkunoita, jotka parhaimmillaan valaisevat hieman jokaista kerrosta.
Arviointimenetelmiä valittaessa on ensiarvoisen tärkeää varmistua käytetyn testin tai mittarin ennustevaliditeetista, siis siitä, että se kykenee ennustamaan juuri sitä kriteeriä, jota tavoitellaan. Samalla tavalla kuin kuumemittarilla ei voi mitata verensokeria, niin persoonallisuustestillä ei saa käsitystä päättelykyvyistä.
Tutkimusten perusteella tiedetään esimerkiksi, että yleisesti ottaen tehtävissä suoriutumista ennustavat parhaiten kognitiiviset kyvyt, joihin saadaankin hyvää näkymää erinäisten päättely- ja ongelmanratkaisutehtävien avulla. Yhä enenevissä määrin työyhteisöihin kaivataan kuitenkin myös sellaisia yksilöitä, jotka pystyvät suoriutumaan niin asiatehtävistään kuin myötävaikuttamaan positiivisesti esimerkiksi organisaatiokulttuuriin, työyhteisöön ja sidosryhmiin. Jos halutaan selvittää enemmänkin yksilöllistä tapaa toimia esimerkiksi vuorovaikutus- tai yhteistyötilanteissa, persoonallisuutta kartoittavat menetelmät ovat osuvampi apu.
Hyvällä suunnittelulla täysi hyöty irti henkilöarvioinnista
Osuvien arviointimenetelmien valinnan lisäksi onnistunut tehtäväanalyysi viitoittaa tietä myös parempaan rekrytoinnin päätöksenteon tukeen. Tällöin arvioinnin toteuttaja todella tietää, millaisiin piirteisiin, valmiuksiin ja kykyihin häneltä odotetaan kannanottoa. Näin arvioinnin tilaaja saa myös selkeämpiä johtopäätöksiä, joiden avulla hän pystyy paremmin haarukoimaan mahdollisuuksiaan edetä henkilöarvioinneista saadun lisätiedon perusteella.
Yhdessä luodun tehtäväanalyysin avulla arvioinnin toteuttaja ja tilaaja ovat parhaimmillaan tässä kohtaa samalla puolen pöytää, luomassa katsetta enemmänkin työn arkeen, mahdollisuuksiin ja vaatimuksiin: täyttääkö ehdokas riittävästi asetettuja kriteerejä? Jos ei, pystyykö hän esimerkiksi harjoittelun, kattavan perehdytyksen tai mentoroinnin keinoin vahvistamaan valmiuksiaan? Näyttäytyykö hän potentiaalisena sitoutumaan tehtävään, kenties kasvamaan siitä eteenpäin organisaation sisällä, kohti vaativampiakin tehtäviä?
Psykologisen henkilöarvioinnin tuloksista voi saada oivallisia työkaluja rekrytointipäätöksen jälkeiseenkin aikaan, esimerkiksi kohdentamaan perehdytystä, johtamista tai työssä suoriutumisen tukemista juuri tätä yksilöä paremmin palvelevaksi.
