Oikeudenmukaisuus ja kunnioittava vuorovaikutus on rekrytoinnissa kaiken ytimessä. Tärkeä osa rekrytoijan ammattitaitoa on tuntea hyvät rekrytointikäytännöt sekä pelisäännöt rekrytointiprosessin eri vaiheissa. Harmillisen usein kuulee tarinoita siitä, miten hakija on rekrytointiprosessin aikana kokenut tulleensa kohdelluksi epäreilulla tavalla ja jokin asia on jäänyt hampaankoloon pidemmäksi aikaa. Työnhakijalle jää helposti hämmentynyt olo ja huono kokemus koko hakuprosessista, jos häneltä esimerkiksi haastattelussa kysytään asiaan kuulumattomia kysymyksiä.
Rekrytointia säätelee muun muassa yhdenvertaisuuslaki ja laki yksityisyyden suojasta työelämässä. Yhdenvertaisuuslaki kieltää syrjinnän ja epätasapuolisen kohtelun. Sen mukaan työnantaja ei saa asettaa työntekijöitä eriarvoiseen asemaan esimerkiksi iän, alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, poliittisen toiminnan, ammattiyhdistystoiminnan, perhesuhteiden, terveydentilan, vammaisuuden, seksuaalisen suuntautumisen tai sukupuolen perusteella (työ- ja elinkeinoministeriö). Laki yksityisyyden suojasta työelämässä puolestaan määrittää, että saamme käsitellä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Valintakriteerien määrittäminen rekrytoinnin alkuvaiheessa mahdollistaa ehdokkaiden oikeudenmukaisen vertailun
Rekrytointi on aina mahdollisuus uudelle, se kannattaa hyödyntää pohtimalla huolella tulevaa tehtävää ja toimintaympäristöä pidemmällä tähtäimellä. Minkälaista osaamista tarvitsemme nyt ja tulevaisuudessa? Mitä uusi henkilö voisi tuoda tiimiin lisää? On tärkeää määrittää huolella rekrytoinnin valintakriteerit, jotta hakijoita on mahdollista vertailla niiden pohjalta. Näin ehkäistään myös sitä, että hakijoiden seulontavaiheessa keskityttäisiin epäolennaisiin seikkoihin.
Rekrytointipäätökseen eivät saa pääsääntöisesti vaikuttaa yhdenvertaisuuslain määrittämät edellä mainitut tekijät, joten näitä aihepiirejä ei kannata haastattelussa ottaa puheeksi. Myöskään esimerkiksi harrastuksia tai sotilasarvoa ei tulisi haastattelussa kysyä, koska niiden selvittäminen harvemmin on perusteltua työsuhteen näkökulmasta. Vaikka rekrytoijalle itselleen olisi selvää, että epäolennainen tieto ei ole vaikuttanut valintapäätökseen, hakija ei voi tietää yhtä varmaksi, mikä kerätty tieto päätökseen on vaikuttanut. Miksi haastattelijana kysyisimme jotain, jos sillä ei ole tehtävän kannalta merkitystä? Liiallinen uteliaisuus haastattelutilanteessa voi johtaa hankaluuksiin tai ainakin luoda hakijalle huonon kokemuksen haastattelusta. Annamme herkästi huonon kuvan itsestämme ja työnantajastamme, jos haastattelusta jää ammattitaidoton vaikutelma.
Haastattelussa on kuitenkin tärkeä muistaa työnantajan velvollisuus tuoda esiin työsuhteen kannalta kriittiset tekijät, kuten esimerkiksi erilaiset kuormitustekijät (vuorotyö, raskas fyysinen työ). Kun työtehtävästä kerrotaan avoimesti ja siitä annetaan realistinen kuva, haastateltava voi parhaiten arvioida tehtävän soveltuvuutta hänelle itselleen.
Tiedot tulee kerätä hakijalta itseltään
Lisäksi tiedot tulee kerätä ensi sijassa hakijalta itseltään, jotta hakija tietää, mitä tietoja hänestä kerätään. Jos tietoja kerätään muualta, on siihen pyydettävä suostumus hakijalta (työ- ja elinkeinoministeriö). Tänä päivänä, kun tietoa on paljon eri sosiaalisen median kanavissa, saattaa tulla kiusaus tietojen omatoimiseen tutkimiseen netistä. Houkutuksen tullen on kuitenkin muistettava, että näin ei rekrytoinnin yhteydessä saa toimia, vaan voimme katsoa vain niitä tietolähteitä, joihin olemme saaneet hakijalta luvan. Esimerkiksi LinkedIn-profiilia on lupa katsoa vain, jos hakija on liittänyt linkin hakulomakkeelle tai CV:hen. Myös referenssejä tarkistaessa täytyy muistaa se, että voimme olla yhteydessä vain niihin henkilöihin, joiden kontaktointiin olemme saaneet luvan hakijalta. Vaikka tuntisimmekin jonkun hakijan entisestä työpaikasta, niin emme voi luvatta lähteä kysymään lisätietoja omilta verkostoiltamme. Hakija on aina hakuprosessissa mukana luottamuksellisesti.
Miten sitten voimme edistää yhdenvertaisuutta ja oikeudenmukaisuutta rekrytoinnissa? Tässä muutama vinkki tulevia rekrytointeja ajatellen:
- Tee huolellinen tehtäväanalyysi ja määritä arviointikriteerit – pohdi tarkkaan tehtävän tärkeimmät vaatimukset, jotka hakijan tulisi ainakin täyttää. Lisäksi on hyvä miettiä asioita, jotka nähdään eduksi tehtävän kannalta. Tällä tavalla hakijoiden vertailu on helpompaa ja päätöskin on paremmin perusteltavissa.
- Hakijoiden seulontavaiheessa on hyvä tiedostaa omia päätöksen tekemiseen liittyviä ennakkoluuloja sekä taipumuksia. Selkeät arviointikriteerit auttavat tässäkin vaiheessa.
- Käytä haastattelurunkoa, joka on rakennettu keskeisimpien kriteerien pohjalta.
- Pohdi aina, miksi haluan esittää tämän kysymyksen haasteltavalle – jätä kysymättä kysymykset, jotka eivät todennäköisesti tuota tehtävän kannalta olennaista tietoa.
- Pyydä haastatteluun mukaan toinen henkilö, joka tuo toisen näkemyksen päätöksentekoa varten.
- Muista pyytää referenssien tarkastusta varten aina lupa. Älä googlaa.
