Ajankäytön hallinta on yksi yleisimmistä kehittämiskohteista, joka nousee esiin johtajuuspalautteissa ja työtyytyväisyyskyselyissä. Ongelman ratkaisemiseen on paljon erilaisia malleja, mutta oikean kehittämisratkaisun löytäminen kuhunkin tilanteeseen ei aina ole ihan yksinkertaista. Usein eri lähestymistapojen yhdistäminen on hedelmällisempää kuin yhteen oppiin takertuminen.
Ajanhallintaan liittyvät oppaat ja valmennukset voidaan lähestymistapansa puolesta jakaa neljään ryhmään, joista jokaisella on omat kannattajansa. Kullakin niistä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa, joten kestävien ratkaisujen löytäminen arkielämän tilanteisiin edellyttää usein eri oppien luovaa yhdistelyä.
1. Priorisointi
Yksi lähestymistavoista korostaa töiden priorisointia. Yleisohjeena tässä ryhmässä on “tunnista tavoitteidesi kannalta tärkeimmät tekemiset ja käytä enin osa ajastasi niihin”. Hyvä esimerkki tästä ajattelutavasta on Stephen Coveyn kirja First Things First, joka muun muassa teki tunnetuksi tärkeys-kiireellisyys-matriisin. Sittemmin tuosta matriisista on muodostunut ehkä käytetyin priorisoinnin apuväline.
Priorisointi on tärkeä aihepiiri ja etenkin johtotehtävissä välttämätön edellytys tavoitteisiin pääsemiselle. Toisaalta todellinen priorisointivara ei ole aina kovin suuri. Sovitut projektit täytyy hoitaa, eikä kaikkia palavereja voi välttää. Syöminen ja nukkuminenkin ovat aika pakollisia toimintoja. Välillä yritykset priorisoida tekemisiä paremmin voivatkin jäädä aika yleiselle tasolle. Eräs yhteistyökumppanini luonnehti kerran osallistuttuaan priorisointikoulutukseen, että siellä lähinnä keskusteltiin siitä, mikä on elämän tarkoitus.
2. Huonojen tapojen karsiminen
Toinen lähestymistapa keskittyy yksittäisten huonojen tapojen karsimiseen. Tulilinjalla saattavat tällöin olla taipumus asioiden lykkäämiseen tai aikavarkaat eli tuottamattomat tekemiset työpäivän aikana. Pelkästään siitä, miten oppia sanomaan ”ei” oikeissa tilanteissa, on kirjoitettu uskomattoman paljon kirjoja. Asioiden viivyttely ja lykkääminen tuonnemmaksi on puolestaan joskus arvioitu merkittävimmäksi tuottavuusmenetyksiä aiheuttavaksi inhimillisen toiminnan piirteeksi.
Haasteena tällaisissa pohdinnoissa on usein tietoisuuden ja toiminnan suhde. Albert Einstein kiteytti ilmiön aikanaan sanomalla, että useimpia ongelmia ei voida ratkaista samalla tietoisuuden tasolla kuin missä ne on luotu. Tietoiseksi tuleminen pulmien taustoista ja yksityiskohdista ei välttämättä auta juurikaan niiden ratkaisemisessa. Joskus se saattaa jopa vaikeuttaa ratkaisujen löytymistä. Huonojen tapojen tunnistamiseen pitäisikin liittyä aina riittävän tiivis uudenlaisten toimintastrategioiden luominen, joka muuttaa havainnot konkreettisiksi tekemisiksi.
3. Työn organisoinnin parantaminen
Kolmas ajanhallinnan lähestymistapa keskittyy työn organisoinnin parantamiseen. Tunnetuin esimerkki tästä on David Allenin Getting Things Done -malli, joka on kokonaisvaltainen ja sellaisena hyvin käyttökelpoinen. Tähän joukkoon kuuluvat erilaiset tehtävälistamallit ja kalenterintäyttötekniikat. Erilaisiin kehittämistarpeisiin voidaan reagoida esimerkiksi jättämällä kalenteriin viikoittain tietty määrä aikatauluttamatonta aikaa tai keskittämällä sähköposteihin vastaaminen muutamaan kertaan päivässä.
Töiden organisointiin liittyvät tekniikat ovat usein hyviä tapoja parantaa ajanhallinnan kokemusta ja löytää konkreettisia tapoja tunnistettujen pulmien ratkaisemiseen. Uusiin työtapoihin pitäisi kuitenkin saada tukea myös organisaatiolta tai tehdä kehittämistä yhdessä kollegoiden kanssa. Muuten muutos jää alkuinnostuksen jälkeen usein kovin lyhytaikaiseksi.
4. Ajanhallinnan kokemukseen vaikuttaminen
Ajanhallinnan kokemukseen vaikuttaminen on neljäs yleinen lähestymistapa. Lopputuloksena voi olla esimerkiksi tietoinen kiirepuheen vähentäminen tai työn ja vapaa-ajan tasapainottaminen uudelleen. Toisinaan kiireen kokeminen on isompi ongelma kuin työmäärä itsessään, jolloin tällainen lähestymistapa voi olla hyvinkin hedelmällinen.
Oman kokemukseni mukaan lyhytkestoisessakin valmennuksessa päästään parhaisiin tuloksiin yhdistämällä edellä mainittuja näkökulmia. Pelkkä priorisoinnin tehostaminen tai pelkästään huonojen ajankäyttötottumusten tunnistaminen tuottaa aika harvoin pysyviä tuloksia. Sen sijaan strategioiden luominen omiin yksilöllisiin kehityskohteisiin tarjoaa selvän tiekartan kohti tavoitetta – varsinkin, kun samalla otetaan tarkasteluun myös organisaation ajanhallinnalle asettamat puitteet:
- Tukevatko kollegat ja esihenkilö oman valitun strategian toteuttamista?
- Synnyttääkö työympäristö aiheettomia keskeytyksiä työntekoon?
- Ovatko palaverikäytännöt ajankäyttöä tukevia?
Kun maltetaan tehdä pitkäjänteistä ja kokonaisvaltaista työtä, ajankäyttöä on todella mahdollista parantaa.
